Operativer Einkauf

• Prüfen der Bedarfsanforderungen der Fachbereiche und Bedarfsstellen
• Ermitteln, Prüfen und Bündeln von Bedarfen und Auftragswertschätzung
• Recherchieren der zur Verfügung stehenden Rahmenvertragspartner bzw. Erkunden des Marktes und Vergleichen von Angeboten
• Bestellen, bedarfsorientiertes Disponieren und Sicherstellen der Materialverfügbarkeit
• Beraten der Fachbereiche und Bedarfsstellen in der Planung, Bestellung, Beschaffung und Abrechnung
• Gestalten und Umsetzen des Bundesprogrammes zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung

Unterstützung bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren

UGVO Direktauftrag:

• Prüfen der Wertgrenze nach UGVO Direktauftrag
• Marktrecherche, Auftragswertschätzung und Angebotsabfrage
• Erstellen der vollständigen Vergabeakte UVGO Direktauftrag für die Vergabestelle

UGVO Vergabeverfahren nach DA Vergabe:

• Marktrecherche, Auftragswertschätzung und Empfehlung eines Bieterkreises
• Mitwirken bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und Vorbereiten von Vergabeakten
• Vorschlagen der Eignungs- und Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Unterstützen bei der Verhandlung von Preisen, Zahlungs- und Lieferbedingungen

Allgemeine Tätigkeiten:

• Beobachten des Beschaffungsmarktes
• Prüfen von Rahmenvertragsnotwendigkeit bei wiederkehrenden gleichartigen Bedarfen

Vertragsmanagement

• Monitoring der Laufzeiten der Lieferantenverträge
• Planen der Ausschreibungszeiträume bei Erneuerung von auslaufenden Verträgen

Bearbeitung von Bedarfsmeldungen im Fachbereich Verwaltungsmanagement

• Prüfen eingehender Bedarfsmeldungen gemäß Zuständigkeit und Verantwortlichkeit
• Erfassen, Prüfen und Zuteilen der eingehenden Arbeitsaufträge an die jeweiligen Bereiche

Interne und externe Rechnungsbearbeitung und Stammdatenpflege

• Prüfen von Eingangsrechnungen und Kontierungen
• Reklamieren von Rechnungen und Erstellen der internen Leistungsverrechnung
• Pflegen der Stammdaten im Vertragsmanagement, in den Onlineportalen, der Verwaltungssoftware und in der Abrechnungssoftware für die innere Leistungsverrechnung