Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Service­einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG). Wir unterstützen Wissenschaftler*innen der gegenwärtig 84 Max-Planck-Institute und Forschungs­stellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Software­lizenzen, wissenschaftlichen Kommunikations­werkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungs­relevanten Software­anwendungen bietet.


IHRE AUFGABEN

• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern
• Selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä.
• Selbstständige Terminkoordination, -steuerung und -vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen
• Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL
• Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
• Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E-Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL
• Selbstständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern
• Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen
• Organisation von Unterkünften sowie Anreisen für Gäste
• Erstellung von Seminarprogrammen und -unterlagen
• Selbstständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge
• Allgemeine Sekretariatsarbeit

IHRE VORAUSSETZUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse
• Breite Allgemeinbildung
• Ausgeprägtes Organisationstalent

UNSERE ANGEBOTE

Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:

• Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
• Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket

Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben, Qualifikationsnachweisen und Zeugnissen.
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Max Planck Digital Library
Landsberger Straße 346
80687 München

www.mpdl.mpg.de/